Was ist eine SOP und warum ist sie für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung?SOPs sind Standardarbeitsanweisungen und stellen ein schriftliches Verfahren mit vereinbarten Spezifikationen dar, das für die wiederholte Verwendung als bewährte Vorgehensweise vorgesehen ist.
Für den Mitarbeiter stellt das Handbuch alle Informationen bereit, die er benötigt, um eine Aufgabe korrekt und konsequent auszuführen.Nachdem die anfängliche Investition in die Erstellung des Handbuchs getätigt wurde, sollte ein Verfahren integriert werden, das darin besteht, einen Aktualisierungsprozess dafür zu verwalten und es für die Mitarbeiter leicht zugänglich zu halten.Sie werden am effektivsten in Kombination mit Mitarbeiterschulungen und Leistungsfeedback eingesetzt.Gut geschriebene SOPs sorgen für Klarheit, Orientierung, effektive Kommunikation und Arbeitskonsistenz.
Wer sollte für die SOP-Entwicklung in einem Unternehmen verantwortlich sein und was ist der beste Prozess?Dies sind die wichtigsten Fragen und Antworten zum Erfolg.
Der SOP-Entwicklungsprozess muss kooperativ sein.Die Einbeziehung des Managements und aller Mitarbeiterebenen gewährleistet eine möglichst erfolgreiche Zusammenstellung und sorgt gleichzeitig für ein positives Erlebnis der Teamarbeit.Der Unternehmenserfolg wird auf allen Ebenen zum klaren gemeinsamen Ziel.
Darüber hinaus ermöglicht es die Einbeziehung realer Erfahrungen, Probleme und bereits gefundener Lösungen, dass die Texte von Personen geschrieben werden, die die auszuführenden Aufgaben vollständig verstehen und ausführen.Es ist zu hoffen, dass dadurch auch die mit diesen Aufgaben noch verbundenen Risiken aufgezeigt und Lösungen geschaffen werden können.
Die Zuweisung der Aufgaben an das richtige Personal ist ein wichtiger Schritt.Auch wenn nicht alle Kollegen am Entwurfs- und Schreibprozess beteiligt sein können, empfiehlt es sich, möglichst viele Kollegen vor der Veröffentlichung an den Überprüfungs- und/oder Testprozessen zu beteiligen.
Zu den wichtigsten SOP-Komponenten gehören:
- Erklärung des Zwecks: Diese ersten Absätze fassen den Zweck der SOP klar zusammen und beschreiben die von ihr unterstützten Operationen.
- Ziel: Definition der Bemühungen oder Maßnahmen der SOP!Ziel und Aktivitäten deckt es ab
- Verantwortung: Zuordnung jeder Aufgabe zu einer bestimmten Position oder Person, die für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist.
- Zusatzdokumente, Materialien und Ausrüstung: Liste aller Formulare, Referenzdokumente und Ausrüstungsanforderungen.
- Vorgehensweise: Schrittweise Vorgehensweise.
- Verteilung: Aufzeichnung der Personalverteilung der SOP sowie aller Aktualisierungen und Überarbeitungen des Originalhandbuchs.
SOPs sind leistungsstarke Werkzeuge und schaffen die Kontrolle über Arbeitsabläufe.Durch die Definition jedes Details entsteht letztendlich ein Fahrplan für den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg.Die effektive Kommunikation der SOP sorgt zusätzlich für ein höheres Maß an Mitarbeiterengagement, Motivation und Gesamtzufriedenheit.
Wenn der Prozess richtig durchgeführt wird, ist er ein großer Zeitaufwand, aber die Schritte zur Entwicklung einer SOP sind methodisch und die Investition nach ihrer Implementierung wert.
Schritte zur Entwicklung einer SOP umfassen:
- Bauen Sie ein Entwicklungsteam auf.Durch die Einbindung des Personals wird Eigenverantwortung und Unterstützung gewährleistet.Menschen unterstützen das, was sie mitgestalten.
- Planung: Beschreiben Sie die Schritte, die derzeit zum Abschließen eines Prozesses ausgeführt werden.Beantworten Sie folgende Fragen
- Wie schließen Sie den Prozess ab?
- Was sind die Gründe, warum es so gemacht wird?
- Wo sind die Bereiche, die Herausforderungen haben?
- Beschreiben Sie anhand von Beispielen für Probleme.
- Welche Lösungen wurden eingeführt?
- Behebt dies das Problem?
- Wie wird die SOP den Prozess verbessern?
- Wie wird die Leistung gemessen?
- Erster Entwurf: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Schritte in numerischer Reihenfolge, in der sie abgeschlossen sind.Weisen Sie jedem Schritt eine Nummer zu.Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache.Geben Sie Details an.Als ersten Entwurf des Verfahrens kennzeichnen.
- Interne Überprüfung: Holen Sie Input von allen Mitarbeitern ein, die derzeit das Verfahren für den ersten Entwurf durchführen.Es ist hilfreich, Bereiche mit Personal physisch aufzusuchen, damit die Schritte ausgeführt werden.Überarbeiten Sie das Verfahren nach Bedarf.Nachdem alle Überarbeitungen aufgenommen und dokumentiert wurden, kennzeichnen Sie ihn als überarbeiteten ersten Entwurf und datieren Sie ihn.Zu den Tipps gehört die möglichst häufige Verwendung von Fotos, Flussdiagrammen und Grafiken in Verbindung mit den numerischen Schritten.Da der Schwerpunkt darauf liegt, den Mitarbeitern bei der selbstständigen Arbeit mit dieser Dokumentation zu helfen, können visuelle Hilfsmittel von Vorteil sein.
- Überprüfung der zweiten Ebene: Überprüfen Sie sowohl die Schritte als auch die Änderungen, die für Ihre Führungskräfte, das Management und das technische Personal erforderlich sind.Beachten Sie Ratschläge und Überarbeitungen zu Best Practices für jeden Schritt und überarbeiten Sie das Verfahren.
- Zweite interne Überprüfung: Teilen Sie den Mitarbeitern, die derzeit die Verfahren durchführen, die neuesten Revisionen mit und stellen Sie alle Bedenken fest.Besuchen Sie mit diesem Personal physisch Bereiche, um sich Notizen zu Schritten zu machen, die keinen Konsens haben.Überarbeiten Sie das Verfahren nach Bedarf.Bericht an das Second Level Review Committee.
- Test: Befolgen Sie jeden Schritt der Reihe nach genau wie dokumentiert, um das Verfahren zu testen.Es ist wichtig, eine unabhängige Person zu haben, die mit der Arbeit nicht vertraut ist, das Verfahren befolgt und Feedback gibt.Bei Bedarf überarbeiten.
- Endgültiger Entwurf: Erstellen Sie einen endgültigen Entwurf und datieren Sie ihn.Alle darüber hinausgehenden Änderungen müssen dokumentiert und datiert werden.Überarbeiten Sie sie bei Bedarf, da SOPs lebende Dokumente sind.
- Post: Poste den Vorgang am Arbeitsplatz an einem täglich zugänglichen Ort.Post-SOPs am Arbeitsplatz sowohl an einem elektronischen als auch an einem physischen Ort.Laminier- oder Kunststoffplattenschutz sind bevorzugte Sicherungsmethoden.
- Trainieren: Trainieren Sie alle Personen genau nach dem Verfahren neu.Trainieren Sie alle neuen Mitarbeiter mit dieser SOP für das Verfahren.
Fazit
Standardarbeitsanweisungen sollten mit dem Respekt eines offiziellen Dokuments behandelt werden.Dieses Maß an Respekt wird in der Regel durch die Unternehmenskultur definiert, sollte aber vom Management gefordert werden.Kommunikation ist der Schlüssel, um zu vermitteln, dass es sich dabei nicht um Schulungsmaterialien handelt.Sie sollten als Hilfsmittel im Schulungsprozess verwendet werden, sind aber offizielle Dokumente zur Betriebssicherheit und zu Standards.
Zukünftige FOC-Blog-Artikel zur SOP-Entwicklung werden im Laufe des Jahres 2018 über unsere Abteilungen Operations und Shipping veröffentlicht, wenn wir in unsere Entwicklung investieren.
Zusätzliche Ressourcen des FOC-Teams umfassen:
- Sehen Sie sich das Glossar an,Akronyme,Militärische Spezifikationen für Steckverbinder
- Fragen und Antworten: Senden Sie technische Fragen per E-Mail anFragen Sie FOC@www.spnnc.com
Hier sind die Links zu dieser vollständigen Marketing-Blog-Reihe:
- Branding-Angelegenheiten
- Aufbau von Beziehungen durch Lösung und beratenden Verkauf
- Marketingziele vs.Maßnahmen: Ermitteln, wo die Diskrepanzen auftreten
- Das Dilemma der Online-Strategie
- Best Practices für die Werbung
- SOP-Entwicklung
- Globales Strategiegespräch
- Die Rollen eines Marketingteams
- Messestrategie überarbeitet
- Produktinventarverwaltung und ein kurzer Schnappschuss….
- Geschäftsentwicklung: Ein ehrliches Gespräch
- Social-Media-Navigation
